Зображення Гетті
Отже, у вас є все, що потрібно робити щодня, і ваш список справ заповнений - як ви знаєте, що робити перше, друге та третє?
Вже майже всі відчувають, що їм занадто багато робити і занадто мало часу для цього. Часто це переповнене почуття випливає з неможливості розставити пріоритет у всіх тих, здавалося б, нагальних завданнях. Якщо вам здається, що ваш список завдань зростає з хвилиною, і ви навіть не знаєте, з чого почати, ось як визначити, оцінити та визначити пріоритетність своїх завдань.
1. Складіть список
Перш ніж спробувати впорядкувати свої зобов’язання за важливістю, знайдіть час, щоб скласти вичерпний перелік усього, що вам потрібно чи хочете виконати. Розділіть свій список на розділи для різних типів завдань. До таких категорій можна віднести:
Щоденні або щотижневі завдання
Це повсякденні "до-ді", які можуть бути особистими (планування їжі та покупки продуктів) або пов'язаними з роботою (щотижневі збори команди.) Якщо ви вже дотримуєтесь розпорядку дня, ви ознайомитесь із цими завданнями; якщо ви цього не зробите, це хороший час для створення його. Те, що ви включаєте, може відрізнятися - деякі люди не побачать необхідності нагадувати себе, щоб перевіряти електронну пошту чи купувати продукти, але інші оцінять структуровані нагадування для виконання певних дій у певний час або в певні дні.
Завдання з термінами
Це, очевидно, потрібно зробити до конкретної дати та вимагати попередньої підготовки. Прикладами можуть бути шкільний папір, який вийде через три тижні або вечірка, яку ви плануєте на півроку. Такі завдання - часто називаються проектами - згодом можуть бути розбиті на більш дрібні компоненти - наприклад, «папір для написання» може бути розбита на читання відповідних книг, упорядкування записок, написання контуру, написання першого чернетки тощо на.
Завдання, що повторюються
Вони не трапляються на щоденній або щотижневій частоті, але вони теж не разові проекти. Повторні завдання можуть включати призначення зубного лікаря або виконання щоквартальних податків.
Самомотивовані, необхідні завдання
Це завдання або проекти, які ви знаєте, що вам потрібно робити, але ніхто вас не збирається робити. Вони рідко, якщо взагалі, мають вбудований часовий обмеження. Подумайте над вдосконаленням веб-сайту малого бізнесу або пошуку нового постачальника первинної медичної допомоги.
Самомотивовані, не потрібні завдання
Це більш приємні заняття, які, однак, мають тенденцію до відступу, як інші, більш очевидно необхідні завдання витісняють їх. Подумайте, читання для задоволення чи робота над хобі.
Колись завдання
Ці завдання зависають у нижній частині списку завдань або в задній частині Вашого розуму, але зазвичай їх не потрібно виконувати скоро, або ніколи. Приклад: фарбуйте радіатори.
2. Організуйте свій список
Після того, як ви перерахуєте все, ви зможете розібратися, що робити спочатку, і організувати свій графік. (Як ви робите це фізично - на аркуші паперу, планувальнику, додатку, онлайн-календарі чи іншим чином - важливіше значення, ніж ви вибираєте метод, який підходить вам і який ви будете використовувати.) Ось кілька критеріїв думати про:
Терміново або важливо
Усі завдання можна сортувати за однією з чотирьох категорій. Термінові та важливі завдання слід виконувати спочатку, якнайшвидше; термінові, але не важливі завдання можуть бути делеговані, якщо це можливо, але якщо ні, то ваш графік повинен містити достатню гнучкість та додатковий час для їх розміщення, коли вони з'являться; важливі, але не термінові завдання слід планувати заздалегідь, щоб вони не стали нагальними; завдання, які не є ні важливими, ні невідкладними, потенційно можуть бути усунені, хоча, якщо вам це подобається, їх слід відпрацьовувати у ваш графік, щоб вони не були переповнені більш вимогливими зобов'язаннями.
Оцініть значення
Можна судити про значення задачі кількома способами. Можна сказати, чи впливають на інших людей, і наскільки важливі для вас ці люди (схвалення вашого начальника та добробут дітей, які залежать від вас, важливіші, ніж, скажімо, думка групи незнайомих людей, про яку ви погодилися щоб приєднатися до зустрічі.) Ви також можете присвоїти велику цінність тим завданням, які, як ви вважаєте, виплачуються в довгостроковій перспективі або ви просто знайдете користь.
Одне посилання, з яким ви, мабуть, зіткнетесь, читаючи про пріоритетні завдання, - це правило 80-20 або Принцип Парето, де зазначено, що 80% наслідків виникають із 20% причин. Це може чи не виявиться правдою для вас, але це гарне нагадування, щоб визначити, на що ви насправді витрачаєте час і які ваші зусилля окупаються.
Терміни та гнучкість
Діючий графік дозволяє змінити і визнавати часові обмеження. Будьте реалістичні при визначенні пріоритетів та плануванні своїх днів. Коли ви сумніваєтесь, завищуйте час, який займе дане завдання.
Якщо дві задачі мають одночасно, вибір, з якого слід почати, залежить від того, як вам найкраще працювати. Деякі люди вважають за краще простіше завдання вийти із шляху зосередитись на більш складному; інші почуватимуться заспокоєними, якщо спершу розпочнуть складніші завдання, і виконають певне чи все це, перш ніж рухатися далі. Пам’ятайте, що вам не доведеться брати на себе одне завдання чи проект від початку до кінця, перш ніж переходити до наступного - якщо, звичайно, ви не виявите, що робота таким чином підвищить вашу продуктивність.
Обмежте щоденні обов'язкові завдання максимум трьома. День також може включати більш дрібні завдання, які є більш рутинними або менш важливими або нагальними, але завантаження основних завдань, ймовірно, призведе до стресу та розчарування.
Пам'ятайте, що пріоритети можуть змінитися - якщо вашому начальникові потрібно, щоб ви зараз щось зробили, ваш попередній перший пріоритет, ймовірно, зіткнеться з другим. Це тим більше причин приділяти більше часу своєму графіку, щоб забезпечити гнучкість.
3. Пакетні завдання
Пакетні завдання - це один із найефективніших та найефективніших способів виконувати ці нестабільні, виконуючі все-таки завдання. Пакетне просто означає, що ви працюєте над одним і тим же типом завдань, перш ніж переходити на щось інше. Перший крок - визначити завдання, які ви виконуєте знову і знову, а потім налаштувати простий робочий процес для їх виконання. Потім ви вирішуєте ці завдання одночасно, використовуючи цей робочий процес.
Дозатор вимагає виконання подібних завдань, які потребують подібних ресурсів у "партіях" для підвищення ефективності та продуктивності. Ось кілька прикладів:
- Оплачуйте всі свої рахунки одночасно. Відкривайте всю свою пошту раз на тиждень і робіть її, а не дозволяйте їй щодня збиратись і ніколи не діставатись до неї
Дозування дозволяє потрапити в паз, виконуючи одне і те ж завдання знову і знову, тому вам не доведеться витрачати час на з'ясування інструкцій або на те, що вам слід робити далі.
4. Усуньте завдання
Після того, як ви перерахуєте всі свої завдання та відсортуєте їх від найголовнішого до найменшого, стане зрозуміло, які завдання знаходяться внизу списку. Їх іноді можна делегувати комусь іншим, але якщо це неможливо, ви повинні вирішити, планувати час для них чи їх усунути.
У вашому списку можуть бути завдання, які вам не потрібно робити або навіть хотіти робити, але ви відчули тиск, щоб додати його в якийсь момент (ходити в спортзал, відвідувати книжковий клуб.) Їх можна повністю усунути.
Нарешті, можна просто зробити занадто багато - якщо ви не можете все зробити, оцініть навантаження, щоб визначити, чи потрібна вам ще якась практика при визначенні пріоритетів, чи потрібно сказати комусь, що ви більше не можете продовжувати робити певне завдання.
