Таксі / портрети зображень / Getty Images
Підготуватись до переїзду в офіс чи бізнес може бути набагато складніше, ніж переїзд домогосподарства. Підготовка є ключовою, а забезпечення вашого списку є повним. Скористайтеся цим швидким контрольним списком як посібник, щоб продовжувати рух компанії.
Визначте часові рамки та графік
Визначення свого часового періоду має бути першим, що ви робите. Встановіть дату, коли всі речі повинні бути поза офісних приміщень, яка є останньою датою переїзду. Вам, мабуть, знадобиться кілька днів, щоб насправді переїхати, залежно від того, скільки речей ви повинні перемістити. Попрацюйте назад від дати переїзду та складіть список усіх речей, які вам потрібно зробити до прибуття вантажних автомобілів.
Призначте завдання та створіть Комітет з переміщення за потреби
Це гарна ідея залучити співробітників до переїзду рано. Комітет з переїзду може не тільки допомогти вам організувати та спланувати переїзд, але й допоможе полегшити перехід для решти персоналу. Нехай комітет перегляне всі завдання та призначить ролі за потребою. По мірі руху вперед вам, ймовірно, потрібно буде додати завдання до списку і обов’язково призначити завдання теж - занадто багато, щоб зробити це все самостійно.
Скласти внутрішній та зовнішній план комунікацій
План внутрішніх комунікацій забезпечить інформування працівників про плани, що рухаються, а зовнішній план буде інформувати ваших клієнтів та постачальників про вашу ділову діяльність під час переїзду, щоб ви могли тримати свій бізнес у процесі роботи під час переходу.
Найміть переїздів
Як і будь-який крок, наймання хороших переїздів вимагає часу і повинно стати одним із перших завдань у вашому списку. Попросіть співробітника розробити список щонайменше п’яти компаній, що рухаються, а потім переконайтесь, що ви ретельно досліджуєте їх перед тим, як наймати. Визначте бюджет, отримайте котирування та порівняйте послуги різних компаній, що рухаються, щоб вирішити, яку найняти.
Наймайте професійних пакувальників
Якщо ваш рухомий бюджет може підтримувати наймання професійних пакувальників, зробіть це. Це вбереже вас і ваших співробітників від необхідності упакувати місця в офісі, які є загальними і часто найскладнішими місцями для пакування та переміщення. Співробітників можна попросити запакувати свої столи чи офіси, оскільки це також надає можливість працівникам прибирати свої місця та позбуватися від речей, які їм не потрібно рухати.
Створіть новий план офісного плану та макет
Ось де ваш комітет з пересування буде дуже корисним. Завжди важко переїхати в новий простір, але коли ти повинен зрозуміти, куди все йде і кожен, це забирає багато часу. Переконайтеся, що ви знаєте, де буде розміщений кожен предмет меблів і кожен працівник буде сидіти. Чим детальніше план, тим краще.
Поговоріть зі своїми поточними постачальниками
Переміщення бізнесу може означати зміну постачальників послуг. Перевірте свої договори, а потім вирішіть, чи залишаєтесь ви з поточними постачальниками чи будете дивитись на зміну. Вам потрібно буде визначити, що знадобиться новому простору з точки зору телефонних ліній та мережевої інфраструктури. Порадьтеся зі своїм новим орендодавцем та постачальниками, щоб переконатися, що ви знаєте, що потрібно новому простору, щоб не було розривів у сервісі. Про будь-яке обладнання, яке ви здаєте в оренду, зв’яжіться з продавцем, щоб повідомити їх про переїзд та як найкраще доставити їх обладнання на нове місце.
Продовжуйте оновлювати та інформувати працівників
Переміщення може бути важким для працівників. Це може означати зміну того, як вони рухаються, і чи тепер їхній маршрут триває довше, ніж до переїзду. Якщо ви переїжджаєте в менший простір, то персонал повинен знати, як будуть призначені офіси та як буде виглядати їх новий простір. Працівники повинні бути поінформовані на кожному кроці процесу. Спробуйте дотримуватися певного графіку на дошці оголошень кухні або іншому загальному просторі, щоб люди могли бачити, як все прогресує і що очікується від них як співробітників.
