Caiaimage / Сем Едвардс / Getty Images
Електронна пошта - це один із основних способів, коли люди надсилають письмове спілкування зараз, і навряд чи це колись зміниться. Це легко, швидко і не вимагає штампа.
Пройшли дні, коли вам доведеться чекати тиждень або більше, щоб отримати лист чи відповідь поштою. Не потрібно робити екстрені пробіжки до поштового відділення, щоб зважити свої конверти та забрати достатню марку для рахунків та листів. Насправді багато людей ніколи навіть не зверталися до конвертів і не надсилали листа через Поштове відділення США.
Електронна пошта стала одним з найпростіших і найшвидших способів спілкування як особисто, так і в бізнесі. Це стало таким явищем, що колись довірлива поштова служба США намагається знайти способи залишитися в бізнесі.
Тож не дивно, що етикет етикету, який часто називають нетикетом, є гарячою темою для сучасної культури. Електронні листи щодня надсилаються широкою частиною американського населення. Більшість підприємств використовують електронну пошту для спілкування з працівниками протягом дня. Майже в кожному домогосподарстві є принаймні один комп’ютер з доступом до Інтернету, і всередині цих домогосподарств є мами, тата, діти, підлітки і, можливо, навіть бабусі і дідусі, всі або більшість із них отримують та надсилають електронні листи.
Ми живемо в мікрохвильовій піч, в Інтернеті, і ніхто не хоче витрачати час, щоб написати лист від руки, хоча це настільки інтимніше та особистіше. Тим не менш, існує багато обставин, коли електронна пошта працює краще, ніж пошта для равликів. Ось деякі етикетні дози та не потрібно пам’ятати, коли ви пишете нотатки електронної пошти.
- Підготуватися. Перш ніж почати вводити електронний лист, будь то початкова примітка чи відповідь, слід запитати себе, що саме ви хотіли б спілкуватися. Коротше кажучи, яке ваше призначення для написання? Коли ви знаєте, ви можете прочитати повний електронний лист, перш ніж надсилати його, щоб переконатися, що ви виконали свою мету. Якщо вона робить оцінку, то надішліть її; якщо текст заплутаний, різкий чи незрозумілий, то, можливо, слід почати заново. Спілкуйся. Пам'ятайте, що ви спілкуєтесь з реальною людиною, яка отримає цю пошту. Зважаючи на це, ви повинні звертатися до людини по імені та бути поважними. Якщо це відповідь на отриманий електронний лист, ви повинні витратити час на вирішення будь-яких питань або запитів на початку записки. Дихайте. Всі ми були винні в той чи інший момент у втраті самовираження. Якщо ви отримаєте електронний лист, який вас злить чи засмутить, не відповідайте натурою. Піти дорогою і відповісти лише на підтвердження отримання або пройти певний час, перш ніж відповісти, щоб ви могли заспокоїтись і відповісти добре продуманим повідомленням. Ти ніколи не хочеш гнівно відповідати на електронний лист (чи будь-яку іншу форму спілкування). Коли ми розлючені, ми схильні говорити (або писати) речі, які ми або не маємо на увазі, або не потрібно говорити. Пам'ятайте, що як тільки ваш електронний лист буде надісланий, він буде там назавжди. Будьте прозорими. Ваш предметний рядок повинен бути правдивим відображенням того, чому ви звертаєтесь до одержувача. Використовуйте фрази, які стосуються теми пошти. Це вірно, чи ви пишете діловий чи особистий електронний лист. Наприклад, якщо ви пишете електронному листу мамі про її візит на наступному тижні, у вашій темі повинно бути щось на кшталт "Ваш візит". Дослідження. Якщо ви надсилаєте електронний лист бізнес-партнеру, вам доречно використовувати його прізвище та назву. Проведіть дослідження та зверніться до одержувача правильно. До президента компанії можна звернутися як до містера Тейлора, чи до президента Тейлора. Перевірка орфографії. Використання перевірки орфографії важливо під час спілкування у письмовій формі. Коли ви надсилаєте записку, повну помилок, вона повідомляє, що ви неохайні або що не звертаєте уваги на деталі. Намагайтеся завжди запускати перевірку орфографії або користуватися програмою, яка автоматично виправляє. А потім прочитайте його ще раз, щоб переконатися, що слова, які ви хотіли використати, не були виправлені автоматично на щось інше. Коректування. Вам слід зайняти додаткові кілька секунд або хвилин, які необхідні для швидкої корекції будь-якого електронного листа, який ви плануєте надіслати. Знайдіть цей час для редагування будь-яких незручних речень або для розміщення пропущених розділових знаків. Слідкуйте за тоном. Іноді повідомлення електронної пошти може виходити інакше, ніж ви планували. Тон вашої електронної пошти дуже важливий і такий же важливий, як і ваше повідомлення. Оскільки це письмове спілкування, ви повинні переконатися, що ваш тон приємний і що це справжнє уявлення про те, що ви хочете сказати. Пам’ятайте, що ваш одержувач не чує посмішки у вашому голосі і не бачить посмішки на вашому обличчі. Якщо ви не хочете передмовити все, що ви пишете, вам слід уникати будь-якої мови в електронній пошті, яка може бути неправильно трактована. Будьте короткими і милими. Спробуйте не писати роман, коли ви надсилаєте електронну пошту. Більшість людей насправді не хочуть так багато читати в електронному листі. Якщо електронний лист обов'язково тривалий, спробуйте допомогти одержувачу, виділивши ключові поняття, скориставшись пунктами або підсумовуючи тему у вступному параграфі. Добре спілкуйтеся. Ви не хочете плутати читача, тому знайдіть час, щоб бути чітким і стислим у своєму написанні. Якщо ви надсилаєте електронною поштою другові, ви можете бути більш недбалими у своєму стилі написання. Однак якщо це ділове спілкування, використовуйте належну граматику та уникайте використання символів або емоджи, які роблять вас менш професійними.
Комунікація електронною поштою дуже популярна. Знайдіть час, щоб зайняти Золоте правило, і ви пройдете довгий шлях до професіоналу відполірованого нетикету.
