nirat / Getty Images
Палі паперу - це біль, а керування домашньою системою подачі документів може бути тяжким. Однак вам потрібно повісити на деякі документи, оскільки ви ніколи не знаєте, коли вони вам знадобляться.
Скільки часу потрібно зберігати податки, квитанції, банківські виписки та інші важливі документи? Кожен тип документа є різним, тому ви хочете бути впевненим, щоб зберегти всю свою документацію достатньо довго, перш ніж ви підпалите подрібнювач, навіть якщо ви думаєте, що з ними все готово.
Підтримання працездатної системи подачі додому
Одним із ключових факторів для створення працездатної домашньої системи подачі заявок є початок скорочення кількості отриманого паперу. Це дійсно може зменшити кількість паперу, який доведеться подрібнювати або подавати. Це означає позбутися від небажаної пошти, підписатись на електронні рахунки та не приймати листівки, купони, які ви ніколи не будете використовувати, каталоги, які ви ніколи не прочитаєте, або інші ефемери, на які ви відчуваєте, що вам потрібно зациклюватися, коли знаєте, що вас насправді ні.
Другий крок - переконатися, що у вас є добра система управління поштою. Чим ефективніше ви обробляєте пошту, коли вона надходить, тим рідше вам доведеться робити великий сеанс подачі, подрібнення та переробки.
Налаштування електронної системи
Позбавлення від подачі паперу за допомогою налаштування електронної системи подачі даних заощадить простір та позбудеться паперу. Сьогодні електронна система подачі заявок має багато сенсу, оскільки це простіше, ніж будь-коли.
Для початку вам потрібен сканер і місце для зберігання ваших файлів: папкова система на комп’ютері та резервна копія в хмарі, а також зовнішній жорсткий диск. Чим більше резервних копій - вдома та за межами сайту - тим більше будете готові викинути купу папірців, не турбуючись про те, що втратите щось важливе.
Налаштування загальних папок для різних типів документів (наприклад, домогосподарств, податків, авто, свідоцтв про народження тощо). Не потрібно надто акуратно зберігати документи, оскільки в електронних системах подачі заявок можна шукати.
Потім скануйте кожен документ і зберігайте його в папці відповідно до вмісту. Не забудьте вказати кожному унікальне ім’я файлу, щоб описати його, щоб його можна було швидко знайти за допомогою функції пошуку на вашому комп’ютері. Також додавання дати в кінці імені файлу може допомогти вам відрізнити один і той же тип документа від різних періодів часу. Наприклад, замість того, щоб називати свій рахунок за комунальні послуги utilitystatement.pdf, назвіть його utilitystatement-Feb2019.pdf.
Також є ряд додатків, які допоможуть вам швидко записати та зберігати різноманітні документи. Багатьом можна керувати через ваш смартфон або планшет, тому ви можете позбутися паперової роботи (особливо квитанцій), коли ви ніде не знаходитесь поблизу домашнього комп’ютера.
Зберігання копій
Щодо ваших найважливіших документів, експерти радять зберігати кілька копій. Це може означати збереження однієї копії у вашому хмарному сховищі, а іншої на жорсткому диску. Це також може означати збереження однієї копії в електронній заявці та однієї паперової копії у вогнестійкому сейфі.
Документи для зберігання назавжди
Ряд документів повинен зберігатися назавжди. Це найважливіші, які можуть вам знадобитися в будь-який час у майбутньому з різних причин. Забезпечення збереження їх у безпечному місці та збереження копії дозволить заощадити багато часу, коли вони знадобляться.
- Академічні записи: Дипломи, стенограми та будь-яка робота з портфелем, яка може бути використана в майбутньому при подачі заявки на роботу. Документи про прийняттяБізнес-сертифікатиЧерті сертифікатиДерж. Сертифікати. огляди результативностіМедичні записиВоєнні записиПаспортиЗаписи про пенсії та пенсіїСоціальні картки безпекиЗаповіти
Документи для зберігання протягом певного періоду часу
Уявіть, що на вашому столі стоїть ціна життя банківських виписок та рахунків. Навіть лише через десятиліття цей стек, ймовірно, виявиться надзвичайно великим. Існує багато типів документів, переважно фінансових, які ви повинні зберігати протягом певного періоду часу, але їх не потрібно зберігати назавжди. Можливо, вам знадобиться посилатися на них щомісяця або щотижня, тоді вони просто стають ще одним аркушем паперу, що лежить навколо, створюючи безлад.
Хитра частина - це знати, коли можна позбутися цих типів записів. На все немає хорошої відповіді, але рекомендовані вказівки виходячи з того, що це:
- Банківські виписки: Одномісячні векселі: один рік за будь-які податки чи гарантії; всі інші рахунки слід подрібнювати, як тільки вони будуть сплачені. Рахунки на кредитній картці: Подрібнюйте негайно після їх оплати. Квитанції про поліпшення дому: Тримайте, поки не буде продано дім. Записи про інвестиції: Сім років після закриття рахунку або продажу цінного паперу.. Оренди: Тримайте, поки ви не переїдете та не отримаєте депозит від орендодавця. Проверка та оплата заборгованості: Один рік або поки ви не отримаєте свою заяву W-2 за цей податковий рік. Продажні квитанції: Зберігайте для термін експлуатації гарантії на основні покупки, такі як прилади та електроніка. Для таких речей, як бакалія та одяг, зберігайте квитанцію лише до тих пір, поки не дізнаєтесь, що не потрібно буде повертати товар. Додаткові документи: Сім років, включаючи вашу подачу та всі супровідні документи, такі як W-2 та квитанції. Записи про техніку: Тримайте, поки човен, автомобіль чи мотоцикл не будуть продані.
Як позбутися від документів
Подрібнення документів - це головний спосіб убезпечити себе від крадіжок особи. Як правило, є певні документи, які абсолютно слід подрібнювати. Сюди входить все, що містить номери рахунків, дати народження, дівочі імена, паролі та PIN-коди, підписи та номери соціального страхування.
Якщо документи все ще "активні" - вам потрібно потримати їх для довідки - помістіть їх у свою домашню систему реєстрації. Подрібнюйте їх лише після того, як вони більше не використовуються.
Які документи подрібнити
Коли ви закінчите з цими документами і більше не потребуєте їх, сміливо подрібніть їх:
- Квитанції про банкоматиЗаписи банків про копії свідоцтва про видачу та аннуляцію чеківКлаги кредитних картокКредитні звітиДозволи ліцензії (термін дії) Дійсні документи на роботу, які мають будь-яку ідентифікаційну інформацію. Строк дії паспортів та віз. Номери рахунків інвестицій Юридичні документи Інвестиції, акції та майнові операції стоматологічні записиПапери з номером соціального страхуванняПасплати чи PIN-кодиПокупки із заявкамиПідтверджені додатки кредитної карткиПриписки з чековими номерами рахунків, номерами кредитних карток або будь-якою іншою ідентифікаційною інформацієюТаксові формиПереписи з ідентифікаційною інформацієюПодорожі маршрутиВикористовувані квитки на квитки на комунальні послуги (телефон, газ, електрика, вода, кабельне телебачення, Інтернет тощо)
Все інше, як-от папірці, можна просто переробити. Переконайтеся, що встановлена гнучка система подачі документів, щоб ви могли постійно перевіряти ці документи. Це також непогана ідея регулярно переглядати свої збережені документи. Постарайтеся зробити це, платячи рахунки, подаючи податки або піклуючись про подібне повторюване завдання, щоб ви не забували, і ваше оформлення документів вийшло з рук.
