FangXiaNuo / Getty Images
Ви працюєте в компанії, яка має часті зустрічі? Ви ніколи не замислюєтеся над тим, що ви повинні робити і що вважаєте правильною поведінкою на цих зборах? Чи боїтесь ви відвідувати зустрічі, бо боїтесь, що можете скористатись фальшивим пасом, який може поставити під загрозу ваше становище чи можливості для просування?
Як правило, менеджери, керівники команд або керівники корпорацій залишають за собою право ініціювати ділові зустрічі, коли вони відчувають потребу. Незалежно від того, чи регулярно проводяться заходи або призначені для певної мети, кожен, хто присутні, повинен дотримуватися відповідних правил ділового етикету.
Ведучий
Перед зустріччю важливо організувати все, щоб не витрачати ні на кого цінний час. Ви хочете, щоб це працювало максимально плавно і за графіком, але все ж залишайте час для запитань і зворотного зв'язку, якщо це можливо. Ключ - виявити повагу до всіх учасників.
Ось кілька рекомендованих рекомендацій:
- Майте письмовий порядок денний з логічною послідовністю та реалістичними часом. Якщо час і ресурси дозволяють, надішліть копії всім, хто буде присутнім. Надішліть запрошення потенційним учасникам із якомога більше специфікою щодо зустрічі, включаючи місце розташування, час початку, що потрібно принести та час закінчення. Почніть з привітним привітанням та нехай усі знають, коли добре ставити запитання. Пийте воду на подіумі або перед кімнатою та пийте її між темами чи коли хтось інший говорить. Вам не потрібно записувати свою мову дословно, але вам слід принаймні мати точки в кульках. Якщо цього не зробити, це може змусити вас переходити з однієї теми на іншу і втрачати інформацію про те, що вам потрібно сказати. Це може змусити вас витрачати час і залишити присутніх цікавитись питанням про зустріч. Будьте в курсі мови тіла своїх відвідувачів. Якщо ви бачите, що люди втрачають інтерес, зробіть паузу та перевірте себе, щоб переконатися, що ви не повторюєте інформацію чи витрачаєте занадто багато часу на те, що не актуально. Зробіть кілька анекдотів, щоб зацікавити зустріч. Однак уникайте розповідати невідповідні жарти, які мають навіть натяк на сексизм, расизм чи щось інше, що може образити інших людей. Ніколи не крадіть ідеї інших людей і не називайте їх своїми. Завжди даруйте іншим кредит за ідеї та успішні завдання. Хоча хоч трохи рухатися, не крокуйте туди-сюди попереду кімнати. Це викликає нервозність. Під час періоду запитання та відповідей залишайтеся тихими, поки людина, яка задає запитання, не завершиться, перш ніж відповісти. Якщо ви не розумієте питання, попросіть його повторити або далі пояснити запит. Якщо хтось здається розлюченим або ворожим, будьте спокійні і попросіть людину пізніше обговорити це з вами. Завершіть зустріч на початку якщо можливо. Краще, щоб він був коротшим, ніж втрачати увагу присутніх.
Учасники
Усі, кого викликають на засідання, повинні присутні, якщо обставини не дозволяють. Якщо ви знаєте про зустріч заздалегідь, подумайте про те, щоб провести додатковий час з особистим доглядом, щоб проявити повагу до будь-яких керівників, які відвідують. Одягайтеся відповідно до рівня бізнесу.
Поради щодо способів зустрічі:
- Якщо вас попросять надіслати повідомлення-підтвердження, зробіть це, як тільки ви ввійдете на зустріч у своєму календарі. Перейдіть туди, якщо можливо, на кілька хвилин раніше. Перевірте свій мобільний телефон і переконайтесь, що він увімкнено або вимкнено. Ніколи не слід надсилати текстові повідомлення під час зустрічі, якщо ведучий не попросить вас про певну особу. Якщо подають освіжальні напої, напій прийнятний. Однак, якщо всі інші не їдять, зачекайте, коли закінчиться зустріч, щоб перекусити. Якщо це зустріч на обід, принесіть свою їжу до столу і їжте її якомога тихіше, не звертаючи уваги на себе. спілкуватися в чаті або обмінюватися нотами з іншими присутніми. Це дуже руйнівно і може створити враження, що ви не ставитесь до своєї роботи досить серйозно, щоб приділити пильну увагу тому, що обговорюється. Якщо вас закликають, відповідайте як можна прямо. Коли ви не знаєте відповіді, вибачтесь і будьте чесними. Жодна відповідь не краща за неправильну. Після зустрічі подякуйте спікеру. Не затримуйтесь у залі засідань довше, ніж потрібно. Якщо ви побачитесь, ви будете простоювати, і ви не хочете, щоб начальник думав, що ви використовуєте зустріч, щоб зменшити свої обов'язки.
Зустрічі в ресторані
Іноді викликається зустріч на обід, і вона може проводитися в ресторані. Незважаючи на те, що це далеко від офісу, пам’ятайте, що ви все ще на роботі.
Додаткові поради щодо зустрічей у ресторані:
- Ніколи не забувайте про свої звички до столу. Поводьтеся з трапезою, не виходячи з граціозності та гарних манер. Використовуйте належний посуд. Якщо ви сумніваєтеся, яка вилка йде разом з кожним курсом, слідкуйте за особою, яка веде засідання. Якщо ви перебуваєте в ресторані «шведський стіл», знайте правильні способи допомогти собі. Дотримуйтесь правильних рекомендацій щодо вживання в їжу пальців.
